Ook later, tijdens de implementatie, bleek Infomat in rechtstreekse contacten zijn beloften en engagementen steeds na te komen”, luidt het. Met 35 gebruikers gebruikt Hotbath DIMASYS|ENT heel erg intensief, zelfs “intensiever dan het merendeel van de klanten”. Het bedrijf kocht niet alleen de sleutelmodules op ERP-vlak aan, maar eveneens de boekhoudapplicatie DIMASYS Financials, de e-shop module, de document managementoplossing Corsa en de business intelligence tool i8. In september 2018 gingen de voorbereidingen voor de invoering van DIMASYS|ENT van start, een maand later volgde de implementatie en installatie. Op 1 juni 2019 ging Hotbath “live”. Het orderverwerkingssysteem, de dataverwerking en het onderliggend web-portaal werden door het bedrijf meteen heel deugdelijk bevonden. De eerste focus lag evenwel op het warehouse management-systeem (WMS). “Dat vergde nog een aantal maatspecifieke aanpassingen op vlak van rapportages en performance, waardoor we relatief snel kunnen schakelen. Al die zaken werden door Infomat keurig opgelost middels een aantal aparte web-services en extra koppelingen”, zo nog Visser. Intussen werd binnen DIMASYS|ENT de productiemodule volledig geautomatiseerd. Met 250 productie-orders per dag bleek dat geen overbodige luxe. “Samen met Hotbath heeft Infomat DIMASYS|ENT ontegensprekelijk nog beter gemaakt”, merkt onze gesprekspartner op.
Leerproces nog aan de gang...
Hoewel Hotbath met DIMASYS|ENT momenteel nog volop in de leerfase zit, blijkt het pakket als geïntegreerde oplossing nu al aan de behoeften van de klant te voldoen. “In de toekomst willen we, dankzij de oplossing, nog flexibeler gaan werken. Nu al stellen we vast dat het afmelden van de orders sneller verloopt dan voorheen. De productiviteit van de magazijnmedewerkers gaat overduidelijk in stijgende lijn. Meegenomen is dat de manier van werken met de hand-scanners bijzonder eenvoudig en transparant is. Nieuwe uitzendkrachten maken we binnen het uur operationeel, met een vergelijkbaar pickingvolume als onze ervaren, vaste medewerkers”, stelt de algemeen directeur. Met 1.200 à 1.400 entry orders per week en 1.500 à 2.000 uitgaande orders is de productiviteit van de magazijnmedewerkers uiteraard van strategisch belang. Het voorraadbeheer is nog vatbaar voor verbetering. Een en ander blijft vooralsnog afhankelijk van de wijze waarop Hotbath dat wil inrichten. Ook hier verwacht het management nog een aanzienlijke vooruitgang.
Marius Visser: “Sinds de ingebruikname van DIMASYS|ENT noteren we een verhoging van de productiviteit, een vereenvoudiging van de bedrijfsprocessen en een voorraadbeheer dat inzichtelijker is. Ik heb nu al het idee dat we meer “grip” op zone voorraden krijgen. Eens we de zaken gealigneerd krijgen op de dynamische manier van werken van Hotbath, kondigt zich een verdere verbetering aan. Dat houdt in dat het systeem nog met extra, maatspecifieke functionaliteiten zal worden verrijkt”.
...en verdere optimalisatie bedrijfsprocessen in voorbereiding
Leerfase of niet, Hotbath gebruikt inmiddels al deels de functionaliteiten van business intelligence tool i8, in combinatie met de rapporten die via DIMASYS|ENT worden gegenereerd. “Elk (nieuw) inzicht dat we via de BI-module verwerven leidt tot een verdere optimalisering van de bedrijfsprocessen”, beklemtoont Visser. Hotbath moet overigens nog volop de vruchten plukken van de recente activering van de module Dienst na-verkoop, die tot een betere communicatie met de klant en een verdere verbetering van het voorraadbeheer moet leiden. De datastromen naar de verschillende medewerkers (account managers, monteurs, …) moeten momenteel nog worden gefinetuned. De document management tool Corsa is momenteel nog niet geactiveerd. Weldra wordt Corsa-documentherkenning wel ingezet voor de afdelingen Financiële administratie, Inkoop en Logistiek. Straks wordt Corsa ook gebruikt voor het automatisch inlezen van de orderbevestigingen vanuit Italië, dit alles afgestemd op artikel- en prijsniveau. Dat zal, in een latere fase, ook het geval zijn voor de pakbonnen en voor de inkomende facturatie. De webshop en diverse gebouwde web services (API’s) hebben intussen de manuele orderingave met 45% gereduceerd. “Sinds de opstart van DIMASYS drong Hotbath zijn papierverbruik met 70% over het hele bedrijf terug,” weet Visser. Met de nakende opstart van e-shop module van DIMASYS betreedt Hotbath een nieuwe wereld. Voorraden en technische gegevens zijn inmiddels voor de klanten raadpleegbaar. Het web-portaal zal bovendien via een API rechtstreeks koppelen met de systemen van de klanten alsook met een applicatie die breed gebruikt wordt in de sanitairmarkt. De focus voor de e-shop module ligt wel op het realiseren van volwaardige elektronische bestellingen. Marius Visser: “DIMASYS|ENT lijkt onze bijzonder hoge verwachtingen inzake productiviteit, optimalisatie en klantentevredenheid, eens op kruissnelheid, probleemloos te zullen invullen. De uitdaging is nochtans niet min: het gaat om een nieuw pakket, een nieuwe manier van werken voor het hele bedrijf binnen een sterk groeiende markt en een nieuwe bedrijfsomgeving. De vruchten van de automatisering zullen we pas in de komende maanden ten volle plukken. De nobele onbekende die Infomat was blijkt naadloos op de Hotbath-insteek aan te sluiten. Waar Hotbath een “maatwerkjasje” biedt voor de markt waarin het wil opereren, biedt DIMASYS|ENT een “maatwerkjasje” voor groothandelaars en productiebedrijven zoals wij”, besluit Marius Visser.
