Skip to content

Met DIMASYS | ENT als totaaloplossing zet De Tollenaere grote stappen vooruit

De Tollenaere N.V. (Eeklo), actief in de gereedschappen- en machinedistributie, begaf zich relatief laat op het ERP-pad.

Sindsdien toonde de familiale KMO zich een adept van de nieuwe technologie. Goed vier jaar terug implementeerde het bedrijf de CRM-oplossing CAS genesisWorld, die tot een verdere stroomlijning van de bedrijfsprocessen en de verhoging van de productiviteit van de verkoopsploeg leidde. Inmiddels verkeert bij De Tollenaere ook de opstart van een e-shop in de voorbereidingsfase, dit gekoppeld met EZ-base.

De Tollenaere logo

De Tollenaere zag ruim vijftig jaar terug het daglicht. Na de stelselmatige uitbouw van de activiteiten, bracht de KMO in 1992 zijn activiteiten onder in een nieuwbouwpand in Eeklo. Vandaag staat de tweede generatie van de familie aan het roer van de onderneming, met name Martine De Tollenaere, bijgestaan door haar echtgenoot en haar broers Marc en Dirk. Op vandaag zijn de activiteiten van De Tollenaere gestructureerd langsheen twee assen. De indertijd opgestarte exclusieve distributie in België van de ponsknipmachines van Peddinghaus mondde inmiddels uit in een stevige machinehandelactiviteit, toegespitst op de verdeling van industriële metaal- en steenbewerkingsmachines. Doorgaans opteert De Tollenaere daarbij voor de status van alleenverdeler (Peddinghaus, Meba, STM, MGM, MVD, CMA, …). Daarnaast positioneert zich de afdeling die focust op de commercialisatie van ijzerwaren en gereedschappen, ten behoeve van de bouw. Omzetmatig houden beide afdelingen elkaar zowat in evenwicht. Tot de klanten van de gereedschappenhandel horen zowel particulieren (doe-het-zelvers) als vaklui. Ten behoeve van die laatsten houdt De Tollenaere er een afhaalmagazijn en een eigen leverdienst op na. “Het aantal referenties in de gereedschappenhandel schommelt rond de 500.000, waarvan een 30.000 sterk roterend”, stelt Martine De Tollenaere, verantwoordelijk voor administratie en personeel.


De Tollenaere

Automatisering onafwendbaar

Met een dergelijk omvangrijk aanbod, zag De Tollenaere zich genoodzaakt zijn bedrijfsprocessen verregaand te automatiseren. Na een vergelijkende marktstudie implementeerde de KMO in 2008 het ERP-pakket DIMASYS|ENT van Infomat. Dat ook een aantal sectorgenoten met de oplossing werkten, bleek mooi meegenomen. “Infomat bedrijf houdt immers een aantal oplossingen in het portfolio die met het bedrijf meegroeien.” De Tollenaere investeerde in de ERP-oplossing net voor de economische crisis uitbrak. Dat bood de KMO iets meer ruimte om de oplossing naar behoren uit te rollen. “Voordeel was dat, eens de markt ging aantrekken, we als organisatie klaar stonden,” luidt het. Naast DIMASYS Financials, maakt De Tollenaere gebruik van zowat alle basismodules van DIMASYS|ENT (Aan- & Verkoop, Offertebeheer, Stockbeheer, Toonbankverkoop, …). Ook de activiteiten van de hersteldienst worden door de applicatie aangestuurd. “Met DIMASYS|ENT haalden we een totaaloplossing in huis, die alle processen transparant en opvolgbaar maakt. Maar ongetwijfeld bestond de grote stap voorwaarts uit de optimalisatie van het stockbeheer. Daar werd behoorlijk wat tijd en werk in geïnvesteerd, maar dat heeft achteraf duidelijk geloond.” bekent Martine De Tollenaere. Door ook met Inslag Goederen te werken, zitten alle goederen (vanaf offerte tot aankoop over verkoop en levering) in de applicatie geïntegreerd. Dat maakt een goede opvolgbaarheid en traceerbaarheid mogelijk.

E-shop in voorbereiding

Ter verdere opwaardering van zijn klantenservice werkt De Tollenaere, samen met Infomat, momenteel aan de opstart van een webshop. Net als sommige andere leden van aankoopgroepering Menouquin is het de bedoeling te koppelen met EZ-base. Dat platform biedt leveranciers de kans om hun artikelendatabase op één platform te centraliseren, dat hun afnemers met hun eigen artikelendatabestand kunnen koppelen. DIMASYS verstuurt over de nacht de nieuw aangemaakte artikels naar EZ-base en krijgt ze ’s ochtends verrijkt met foto’s en technische specificaties terug. “De bestaande website fungeert momenteel vooral als informatieplatform. Momenteel dienen we voor de realisatie van de e-shop nog enkele fundamentele keuzes te maken. Zullen we de data exclusief uit EZ-base halen of ook uit DIMASYS|ENT? Gaan we de shop in eigen beheer opbouwen of niet? Hoe dan ook, de markt duwt ons steeds meer in de richting van de online verkoop. Bedoeling van de nieuwe e-shop is (potentiële) klanten eenvoudig en op transparante wijze toegang tot e-commerce te verlenen,” beklemtoont Martine De Tollenaere.

Opschuiven op elektronische weg

Ook in de toekomst wil De Tollenaere op zoek gaan naar extra toegevoegde waarde op de elektronische weg. Zo is men zich terdege bewust van de waarde die een business intelligence tool of management-rapportering kan bieden. Een eerstvolgende prioriteit lijkt uit te gaan naar een verdere digitalisering op archiveringvlak. “DIMASYS|ENT perkte de papierstroom al fors in. Een verdere efficiëntieslag is evenwel nog mogelijk door onze administratieve bedrijfsprocessen nog verder te digitaliseren in de vorm van elektronische facturatie of digitale archivering. Voor klanten die dat wensen factureren we reeds elektronisch. Op termijn willen we volledig papierloos gaan werken.” Die hang naar digitalisering is ook Infomat niet ontgaan. Het nodigde daarom De Tollenaere uit in te stappen in de onlangs opgerichte DIMASYS Tools User Group (DIMASYS|TUG). Daarin zijn een aantal sectorgenoten en leveranciers vertegenwoordigd. Bedoeling is samen een aantal bestaande pijnpunten te bekijken waar verbetertrajecten mogelijk zijn en wat eventueel nieuwe functionaliteiten voor een markt in evolutie kunnen zijn. Gevolg is dat DIMASYS steeds meer het referentiesoftwaresysteem in onze branche wordt.


Machinepark De Tollenaere

Schrijf u in voor de nieuwsbrief

 

© Infomat | All rights reserved    | Privacy Policy | Terms of Use | Modern Slavery Statement

Contact Us
-------
Helpdesk