EZ-Base Integratie
Voorts bevindt Pro@Work zich momenteel in een goed vorderende pilootfase waarbij de eigen artikelen-database in DIMASYS wordt gekoppeld met EZ-base voor verrijking van data met commerciële omschrijvingen, foto’s, technische fiches, … met real-time synchronisatie on-line. “Dit vertaalt zich in een opwaardering van het artikelenbestand met grote(re) visibiliteit voor de producten van de (potentiële) klant,” verduidelijkt onze gesprekspartner. Via de module Meno-link, bestemd voor het elektronisch plaatsen van bestellingen bij aankoopgroepering Menouquin, biedt de applicatie extra toegevoegde waarde. De Meno-groep besloot immers samen met een aantal Nederlandse branchegenoten één centrale producten-database voor de sector te ontwikkelen. EZ-base profileert zich als een innovatieve informatiebron voor vele toepassingen, zoals het samenstellen van catalogi, brochures, offertes maar ook voor het opzetten van webshops, prijslijsten en koppelingen met inkoopbestelsystemen.
DIMASYS Business Intelligence en Document Management
“De boekhouding werkt hier al voortreffelijk mee maar de uitdaging bestaat erin de stap te zetten naar een gedegen management-rapportering op basis van de ruime exportmogelijkheden”
Een viertal maanden terug implementeerde Pro@Work ook de DIMASYS i8 Business Intelligence-tool. “De boekhouding werkt hier al voortreffelijk mee maar de uitdaging bestaat erin de stap te zetten naar een gedegen management-rapportering op basis van de ruime exportmogelijkheden,” zo nog Dhaeze.
Inmiddels is ook de document management-module in gebruik. Vooralsnog beperkte zich dit tot het verwerken van de verzendnota’s. Bedoeling is evenwel om in de toekomst de hele document workflow te digitaliseren.
Moeizame transformatie
Geert Dhaeze is niet te beroerd toe te geven dat Pro@Work zich momenteel in een moeizame transformatiefase bevindt. De uitdaging is dan ook groot. De implementatie van een ERP-oplossing op zich is al niet min. Bovenop is sprake van een complexe bedrijfsstructuur met drie vennootschappen met een al dan niet verschillende eigendomsstructuur. Ook het productenassortiment is gigantisch, maar werd, om praktische redenen, intussen tot zowat 125.000 referenties gehalveerd. Die blijken administratief-verkoopstechnisch bovendien erg complex. Sommige producten worden in aantallen verkocht, andere op basis van parameters zoals lengte, gewicht of dagprijs.
Bovendien is slechts een deel van de voorraden gemeenschappelijk. In functie van hun geografische inplanting vullen de Pro@Work-vestigingen een deel van hun stocks maatspecifiek in. Vooralsnog hanteren de verschillende vestigingen eigen korting-programma’s en -tabellen. En om het plaatje qua complexiteit af te ronden, weze aangestipt dat Vancanneyt Metaalwaren een zuivere B2B-focus hanteert terwijl De Nieuwe Gouden Spade en De Stalen Greep zich zowel tot de B2B- als de B2C-markt richten.
“De migratie blijkt een behoorlijk complexe oefening omwille van de eerder aangehaalde redenen. We spendeerden voorafgaand heel wat tijd in de voorbereiding van de database, maar bleken bij de aanvang van de implementatie nog niet helemaal klaar. Ons leerproces is nog volop aan de gang,” aldus een eerlijke Geert Dhaeze.
In het voorraad- en aankoopbeheer boekten we intussen al een aanzienlijke vooruitgang. Omdat de applicatie zich niet laat manipuleren, krijgen we een betere controle over de achterliggende bedrijfsprocessen, met een beter inzicht in de effectieve bedrijfsvoering.
Hij behoudt evenwel het volle vertrouwen in DIMASYS|ENT en zijn functionaliteiten. “In het voorraad- en aankoopbeheer boekten we intussen al een aanzienlijke vooruitgang. Omdat de applicatie zich niet laat manipuleren, krijgen we een betere controle over de achterliggende bedrijfsprocessen, met een beter inzicht in de effectieve bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan de verhouding tussen bestellingen en retours. DIMASYS|ENT maakte ons intussen duidelijk waar de grootste foutenlast in het bestelproces ligt en hoe dat kan worden geremedieerd. Met de rapporteringsmogelijkheden van de business intelligence-tool raken we stilaan vertrouwd. Op korte termijn zullen we hier een dimensie hoger schakelen. “Daar waar dat nu al in enkele van onze bedrijven het geval is, hopen we tegen eind 2015 met de hele organisatie ten volle de vruchten te gaan plukken van DIMASYS|ENT,” stelt de projectleider overtuigd.