Krachtige Intercompany-module
Na de overname werden in 2008-2009 de eerste stappen gezet en werd er overgegaan naar Citrix, een netwerkstructuur waarbij je zowel intern als extern toegang krijgt tot je applicaties. Die applicatie draait rechtstreeks op de server en zendt geen data door. “De kracht van Citrix is dat het niet uitmaakt waar de gebruiker zich fysiek bevindt. Ons DIMASYS|ENT -verhaal heeft bijgevolg een bijzonder groot voordeel omdat alles bij ons op een centrale server in Heule draait. We kochten wel een aantal extra modules, waaronder de intercompanymodule (hierdoor wordt bijvoorbeeld vermeden dat Nederlandse klanten facturen krijgen van de Belgische vestiging en omgekeerd), en extra licenties voor de nieuwe Nederlandse gebruikers, naast de bestaande 15 Belgische licenties. De intercompanymodule binnen DIMASYS|ENT is uitermate krachtig. Zo kunnen we bestanden gaan spiegelen en zouden we ervoor kunnen opteren slechts 1 artikelbestand te hebben voor de 2 landen en bedrijven wat uiteraard het artikelonderhoud aanzienlijk vergemakkelijkt. Bovendien is er inzage in elkaars voorraad en kunnen transacties tussen beide vennootschappen volautomatisch gebeuren zonder dubbele ingave.”
Keuze na opmaak longlist
Bij Polet werd resoluut gekozen voor quasi het volledige pakket van het ERP-systeem DIMASYS|ENT , nadat de markt nauwkeurig afgetast werd. Inmiddels is de familieonderneming, die naast Polet nv nog vier andere bedrijven overkoepelt, volledig overgeschakeld op DIMASYS|ENT . De servers van het systeem staan opgesteld in Borsbeke. “We lieten ons bijstaan door een extern adviseur die samen met ons het lastenboek schreef”, haakt Piet De Coninck in. “We maakten een longlist van de diverse ERP-leveranciers op de markt en hielden uiteindelijk twee namen over: onze oude leverancier en Infomat. Het werd vlug duidelijk dat Infomat veel sterkere wapens in huis had omdat hun pakket niet enkel heel wat breder geëvolueerd was dan ons oude pakket, maar dat DIMASYS|ENT bovendien heel wat toegevoegde waarde bood naar de toekomst.”
Warehouse management en DIMASYS Taskcentre
Bijzonder interessant is om te kijken hoe Polet nv het Warehouse Management in goede banen leidt dankzij de DIMASYS|ENT Warehousing Module. Nadat in 2004 beslist werd om het magazijn volledig te automatiseren middels RF, is men anno 2006 klaar om hiermee live te gaan. “De voorbereiding was allerminst simpel en we wilden dat we niet ‘liepen voordat we konden stappen’. Daarom schakelden we over in twee stappen, nadat we begin 2005 naar een volledig nieuw gebouwd magazijn overstapten. In een eerste fase moest daarom niet enkel het personeel opgeleid en omgeschoold worden, bovendien stonden we voor een volledige hertelling en herlocalisatie van alle magazijnonderdelen. Dit alles moest gekoppeld worden aan een systeem van automatische herbevoorrading van de verschillende assemblageafdelingen. In een tweede fase moet alles wat outbound gaat volledig draadloos met een dubbele controle geregeld worden, zodat we de klant ideaal en foutloos kunnen bedienen.”
” In 2005 werd overigens niet enkel gewerkt aan het Warehousing Management. Inmiddels leerde men bij Polet nv ook de troeven kennen van het DIMASYS Taskcentre, Messaging & Alerting. “We gebruiken DIMASYS Taskcentre vooral als proceshulpje, waarmee ik bedoel dat we zaken uit de database gaan halen en die dan doorsturen naar diegenen die de gegevens nodig hebben om ze vooruit te helpen. Ik denk dan, bijvoorbeeld, aan een profiel van de klanten, hun geschiedenis, een melding van geblokkeerde klanten aan de verkoop,… Sedert midden 2005 bevragen we de database trouwens ook voor gerichte informatie.”
"Wij zijn net zoals Dell"
Tijdens het interview werd steeds duidelijker dat Polet nv in de toekomst nog veel meer mogelijkheden van DIMASYS|ENT wil ontdekken. “Mooi zou zijn dat we een CRM-module kunnen implementeren”, besluit Piet De Coninck. “Een mobiel bruikbare marketingmodule voor ons salesteam zou ons nog verder vooruit kunnen helpen, zeker nu we steeds Europeser denken. En voor de rest? Daarmee verwijs ik graag naar een uitspraak die in ons optimalisatieproces gebruikt werd door een medewerker ‘Wij zijn net zoals Dell’, waarmee we bedoelen dat we als fabrikant net als deze computerfabrikant op vraag van de klant net datgene op maat samenstellen wat die nodig heeft. Als DIMASYS|ENT ons daar in de toekomst nog verder bij kan helpen, is dat uiteraard een uitstekende zaak en creëren we als partners de ideale win-win situatie!”