Op 1 oktober vorig jaar ging Dema-Shop met ERP-applicatie DIMASYS|ENT van software vendor Infomat aan de slag. Die oplossing bleek naadloos aan te sluiten op de behoeften van de onderneming, luidt het. Zo implementeerde de ijzerenwarenhandel alle basisfunctionaliteiten van DIMASYS|ENTT (aankoop, verkoop, voorraadbeheer, orderverwerking, dienst na-verkoop, toonbankverkoop, ….). De boekhouding werd naar DIMASYS Financials omgeschakeld. Binnen de module dienst na-verkoop werd voor de herstelwerkzaamheden een specifieke routering uitgewerkt op basis van serienummer-opvolging. Ook voor de prijzenproblematiek voor bouten en moeren werkte Infomat een specifieke oplossing uit. De activering van het DIMASYS TaskCentre bezorgt Dema-Shop een interne communicatie-tool met messaging- & alerting-functies die onder meer voor de opvolging van offertes en stock-tellingen wordt aangewend.
Gecatapulteerd in digitale tijdperk
Frederik Debrabander beseft terdege dat Dema-Shop in een mum van tijd een technologische kwantumsprong heeft gemaakt die zowel de bedrijfsvoering als de bedrijfsprocessen op een nieuwe, meer performantere leest heeft geschoeid.
“Groot voordeel van DIMASYS|ENT zijn de mogelijkheden tot verregaande opvolging van de bedrijfsprestaties. Voorraden, offertes (flow en status), goederenstatus, … alles is traceerbaar, zowel van de aan- als de verkoop. Nu al staat vast dat, na verloop van tijd, de stock-fouten zullen afzwakken. De Min/Max-module, die in de toekomst volledig dynamisch wordt, zorgt voor een grotere efficiëntie in het voorraadbeheer. Door de wekelijkse opvolging van de backorders hebben we de bestel- en levertijden gevoelig kunnen inperken. Een en ander vertaalde zich in grotere klantentevredenheid,”
aldus een opgetogen zaakvoerder.
Dema-Shop beperkte zich op IT-vlak evenwel niet louter tot de implementatie van een nieuw ERP-systeem, het introduceerde ook elektronisch document management en business intelligence. Voorheen verliep de hele papierstroom binnen het bedrijf op papieren drager. Inmiddels worden alle inkomende facturen gedigitaliseerd. Door DIMASYS|ENT te koppelen met Corsa Document Management verloopt het gros van
de papierstroom intern en extern elektronisch. Zo worden 80% van de uitgaande facturen via e-mail verzonden terwijl nog enkel de verzendnota’s en pick-bonnen worden afgedrukt. “Met Corsa Document Management wisten we onze papierberg met 80% terug te dringen”, weet de bedrijfsleider. Opmerkelijk is dat Dema-Shop gelijktijdig met DIMASYS|ENT ook business intelligence tool i8 implementeerde, die op management- niveau voor een forse toegevoegde waarde tekent.
Frederik Debrabander: “i8 stelt heel wat valabale management-info op klanten-, voorraad-, artikel-, prijs- en rendementsniveau ter beschikking. Die stelt ons in staat de bedrijfsvoering gericht bij te sturen indien nodig. Op het einde van de rit staat DIMASYS voor Dema-Shop voor heel wat meerwaarde in de vorm van de operationele bedrijfsorganisatie en bedrijfsvoering. De beschikbare kennis kan beter worden uitgebouwd en gestructureerd om commercieel beter te worden uitgespeeld. DIMASYS|ENT schept voor ons nieuwe ruimte zodat onze productspecialisten hun kennis kunnen doorontwikkelen, andermaal met een grotere klanttevredenheid tot gevolg”.
Niet alleen op de werkvloer heeft DIMASYS|ENTT zich in forse productiviteitswinsten vertaald. Dat geldt ook voor de afdeling administratie. Frederik Debrabander raamt de productiviteitswinst na één jaar op zowat 20%. In normale marktomstandigheden zou het nieuwe ERP-pakket Dema-Shop binnen de twee jaar een minstens even grote omzetgroei moeten bezorgen.
Vitaal voor uitbreidingsoperatie Als eind volgend jaar de bijkomende opslaglocatie in gebruik wordt genomen zal het hele team van Dema-Shop genoegzaam met de functionaliteiten van DIMASYS|ENT zijn vertrouwd. Een betere timing kan omzeggens niet. “Zonder een performant ERP-systeem als DIMASYS|ENT was een verdere uitbreiding van onze opslagcapaciteit ondenkbaar geweest”, besluit Frederik Debrabander.
Dat Dema-Shop zich op commercieel alvast gesterkt voelt met de nieuwe ERP-applicatie, blijkt uit het feit dat de KMO vanaf deze maand voor het eerst ook de Waalse markt met twee verkopers gaat bewerken.
